How Terra standardized finance processes across 14 legal entities
„14 Gesellschaften, ein Prozess – eine neue Gesellschaft ist bei uns in Minuten startklar.“
Markus Bretschneider
Chief of Staff / Business Operations · Terra Gruppe
Terra Gruppe
Unternehmensprofil
Die Terra Gruppe entwickelt nachhaltige Wohnbauprojekte in der Metropolregion Berlin-Brandenburg – von der Grundstücksakquise über die Baurechtschaffung bis zur schlüsselfertigen Übergabe. Wie in der Projektentwicklung üblich, läuft nahezu jedes Projekt in einer eigenen Projektgesellschaft (Special Purpose Vehicle, SPV). Heute umfasst die Unternehmensgruppe eine Holding und 13 Projektgesellschaften – und mit jedem Projekt kommt eine weitere hinzu.
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Gesellschaften, ein Finanzprozess — Holding und 13 Projektgesellschaften (SPVs)
50–75%
Zeitersparnis in der laufenden Buchhaltung
Minutes
bis eine neue Gesellschaft im Standardprozess mitläuft
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Datenbasis für Management, Buchhaltung und Steuerkanzlei
Ausgangslage
Jede neue Projektgesellschaft brachte dieselben Aufgaben erneut mit sich: neue Bankkonten, neue Rechnungen, neue Zahlungsfreigaben, neue Belege, eine neue Übergabe an die Steuerkanzlei. Mit dem bisherigen System fehlte ein gruppenweiter Standard – die Prozesse unterschieden sich von Gesellschaft zu Gesellschaft, viele Arbeitsschritte blieben Handarbeit, und Belege landeten im sprichwörtlichen „digitalen Schuhkarton“. Mit Lydia Johannes holte Terra eine erfahrene externe Buchhaltungsexpertin an Bord und nutzte die Gelegenheit, die Finanzorganisation grundlegend neu zu denken.
Schmerzpunkte
Kein gruppenweiter Standard – jede Gesellschaft fuhr ihre eigene Variante desselben Finanzprozesses.
Manueller Aufwand bei Verbuchung, Belegsuche und Zahlungsläufen – vierzehnfach.
Belege über Systeme verteilt, ohne zentrale Ablage.
Eingeschränkte Transparenz über Cashflow und Liquidität auf Gruppenebene.
Häufige Rückfragen und Buchungsnotizen der Steuerkanzlei.
Ziele
Ein standardisierter Finanzprozess über sämtliche Gesellschaften der Unternehmensgruppe.
Eine weitgehend automatisierte Buchhaltung, die den manuellen Aufwand kontinuierlich reduziert.
Echtzeit-Transparenz über Cashflow und Liquidität, ohne auf Monatsabschlüsse zu warten.
Eine nahtlose Übergabe an die bestehende Steuerkanzlei, ohne Systemwechsel auf Kanzleiseite.
Neue Projektgesellschaften schnell integrierbar – Wachstum soll nicht mehr Verwaltung bedeuten
Ein blueprint für unternehmengruppen
Die meisten Finanzlösungen richten sich an einzelne Unternehmen. Terra stellte Frienton vor eine andere Aufgabe: 14 rechtlich eigenständige Gesellschaften, zentral gesteuert – inklusive Rollen, Zahlungsfreigaben und standardisierter Workflows. Ein Multi-Entity-Setup in dieser Tiefe war bis dahin vor allem ein Szenario für Steuerkanzleien mit mehreren Mandanten.
Der Anwendungsfall reicht weit über die Immobilienbranche hinaus. Ob Holding, Family Office, Venture Builder oder Beteiligungsgesellschaft – sobald mehrere Gesellschaften verwaltet werden, entstehen dieselben Herausforderungen.
Der größte Vorteil ist der standardisierte Prozess. Dadurch sparen wir nicht nur Zeit, sondern haben deutlich weniger Kopfschmerzen. Neue Gesellschaften werden nach demselben Prozess aufgesetzt – der zusätzliche Aufwand hält sich in Grenzen.
Lydia Johannes
Externe Buchhaltungsexpertin der Terra Gruppe (Hands-on Beratung)
Ergebnisse
Gemeinsam mit Frienton entwickelte Terra einen standardisierten Finance-Prozess für die gesamte Unternehmensgruppe. Die Plattform wurde dabei als technologische Grundlage genutzt, um wiederkehrende Abläufe zu vereinheitlichen und nachhaltig skalierbar zu machen.
Alle 14 Gesellschaften laufen in einem System, nach einem standardisierten Finanzprozess.
Neue Projektgesellschaften sind in Minuten aufgesetzt und folgen dem Standard ab Tag eins.
50–75% Zeitersparnis in der laufenden Buchhaltung – nach Einschätzung der externen Buchhaltungsexpertin, je nach Gesellschaft und Automatisierungsgrad.
Automatisierte Verbuchung, die dazulernt – mit zunehmend präziseren Buchungs- und Kostenstellenvorschlägen.
Digitale Zahlungsfreigaben über alle Gesellschaften hinweg.
Buchungsnotizen der Steuerkanzlei auf ein Minimum reduziert – Belege werden vollständig und strukturiert übergeben.
Schneller, persönlicher Support, von Terra als entscheidender Faktor genannt.
Unser Ziel war ein standardisierter und weitgehend automatisierter Finance-Prozess, der mit jeder neuen Gesellschaft mitwächst. Genau dafür ist Frienton heute ein zentraler Baustein: Wir automatisieren so weit, wie es technisch und vernünftig möglich ist – und unser Team gewinnt Zeit für die eigentliche Wertschöpfung.
Markus Bretschneider
Chief of Staff / Business Operations · Terra Gruppe
